Het facturatieproces voor het MKB

Voor midden- en kleinbedrijven kan het facturatieproces een doorn in het oog zijn. Factureren wordt gezien als een klusje achteraf en het valt ondernemers vaak tegen hoeveel werk ermee gemoeid is. Bovendien is er nooit een garantie dat de factuur op tijd betaald wordt. 

Toch is het een essentieel onderdeel van uw business. Want zonder facturatieproces geen cashflow. Uw facturatieproces verbeteren is een van de snelste manieren naar meer omzet en minder kosten. Bovendien kan een verkeerd verstuurde factuur ook de klantrelatie aantasten. Daarom is het belangrijk voor het mkb om hun facturatieproces eens onder de loep te nemen. 

Wilt u een goed geolied facturatieproces en sneller facturen innen? Hier beschrijven we 10 stappen die uw facturatieproces direct verbeteren. 

Voorwerk facturatieproces

1. Weet met wie je zakendoet

Er zijn een aantal hoofdredenen waarom klanten de factuur niet betalen. Denk aan een factuur met foutieve informatie of ontevredenheid over de diensten. Maar ook niet-solvabele klanten horen in dat rijtje thuis. Nog voor u diensten levert of ook maar nadenkt over de factuur kunt u het facturatieproces verbeteren door te weten met wie u zaken doet. 

Manieren om uw relatie te controleren:

• Internet: Het hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Kijk eerst eens op Google en LinkedIn met wie u te maken heeft. Lees reviews en kijk of u gedeelde connecties heeft.
• Jaarrekening: Vraag een jaarrekening op bij de KvK om te zien hoe het bedrijf ervoor staat. Kijk bijvoorbeeld naar de financiële ratio’s van uw relaties.
• Kredietcheck: Een jaarrekening zegt niet altijd iets over de huidige situatie. Wilt u echt zeker zijn dat de partij solvabel is? Vraag dan een kredietcheck aan.

2. Stel duidelijke facturatievoorwaarden op

Zorg ook dat de facturatievoorwaarden voor alle partijen helder zijn nog voor u aan de slag gaat. Duidelijke afspraken staan aan de basis van een goede de klantrelatie, voorkomen verrassingen en verhogen de kans dat de factuur op tijd betaald wordt. Zeker in de B2B kunt u het beste de belangrijkste punten uit de algemene voorwaarden eenmaal doornemen. 

Goede voorwaarden bevatten:

• of u per uur, per project, per product of per verbruik (bijvoorbeeld telecom of software) factureert;
• het tarief, eventuele kortingen en additionele kosten (reiskosten, kosten bij externen);
• of de opdracht een einddatum heeft en/of op basis waarvan bepaald wordt wanneer de opdracht is afgerond;
• op wat voor wijze de betaling kan geschieden; 
• een betaaltermijn waarbinnen de klant moet betalen. De standaard betalingstermijn is 30 dagen. Bedrijven mogen onderling kortere of langere betaaltermijnen afspreken, tot maximaal 60 dagen; Voor particulieren geldt geen wettelijk termijn en zijn de algemene voorwaarden leidend. Wel moet de termijn redelijk zijn. In de praktijk komt dat vaak neer op een termijn van 14 dagen;
• verhogingen die komen kijken bij een overschrijding van de betaaltermijnen.

Dit klinkt misschien wat overbodig, maar u kunt beter vooraf de facturatievoorwaarden goed vastleggen om conflicten te voorkomen. Door bijvoorbeeld duidelijk te maken wat de consequenties zijn voor late betalingen, krijgt u ook meer begrip van de klant wanneer de termijn wordt overschreden. 

3. Inventariseer de juiste gegevens

Een andere reden waarom facturen lang op de plank blijven liggen, is vanwege fouten op de factuur. Een foutje op de factuur is zo gemaakt. Bovendien: hoe groter het bedrijf van de klant, des te nauwkeuriger u de informatie op de factuur moet verwerken. Denk aan kostenplaatsen, productcodes en divisies. Informeer vooraf dus goed welke gegevens u op de factuur moet zetten, zoals:

• welke klantgegevens u moet gebruiken en wat de contactgegevens zijn;
• welke contactpersonen en/of divisies op de factuur vermeld moeten staan;
• wat voor contract- en productgegevens op de factuur moeten komen;
• hoe de tarieven op de factuur moeten komen (productcodes, omschrijvingen, aantallen, prijzen of verbruik).

Factuur maken en versturen 

4. Zorg voor de juiste inhoud

En dan is het eindelijk zover: u mag de factuur maken. Allereerst moet de inhoud goed zijn. Zo moeten facturen aan een aantal voorwaarden van de Belastingdienst voldoen. Let verder goed op wat u op de factuur vermeldt, de inhoud heeft namelijk veel impact op (wan)betaling. 

Uit een Amerikaans onderzoek bleek bijvoorbeeld dat:

• Als u de betaaltermijn op de factuur vermeldt, de kans 1,5x groter is dat u op tijd betaald krijgt. 
• De kans dat u op tijd betaald krijgt wordt 8x groter wanneer u de vervaldatum op de factuur vermeldt. Dit klinkt logisch maar toch doen veel bedrijven dat niet. 
• Zodra u een logo op de factuur zet, is de kans 3x groter dat u betaald krijgt dan zonder logo.

En dat laatste punt, het logo, brengt ons bij het volgende punt. De juiste vorm en vormgeving...

5. Kies een goede vorm

Er zijn vele vormen waar u uit kunt kiezen. Een factuur per post is niet echt meer van deze tijd. De meeste bedrijven sturen een email met de factuur als PDF-bijlage. Sommige (B2B) klanten geven de voorkeur aan een UBL-factuur die direct kan worden ingelezen in de boekhouding. Het klaarzetten van de factuur in een portaal ook een optie. 

Welke vorm u ook kiest, de factuur is het visitekaartje van uw bedrijf. Daar komt een goede en consequente look & feel bij kijken. Zoals u al las kan bijvoorbeeld uw bedrijfslogo het facturatieproces versnellen. Zorg dus voor een professionele uitstraling. 

Het direct meesturen van betaalmogelijkheden kan de betaling flink bevorderen. Denk aan een betaallink voor iDEAL via email of zelfs betaallinks via whatsapp of SMS. In het algemeen geldt de regel: hoe makkelijker de klant kan betalen, des te eerder hij of zij dit zal doen. 

6. Verstuur facturen tijdig & op het juiste moment 

Het is niet alleen belangrijk wat u verstuurt, maar ook wanneer het de deur uitgaat. Uit Amerikaans onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat facturen die op de 1e van de maand verstuurd worden, 8 dagen eerder betaald worden dan bijvoorbeeld facturen van de 30ste. 

Of dat ook voor uw business geldt is lastig te zeggen, dus een experimentje kan zeker geen kwaad. Het kan uw cashflow flink beïnvloeden. Algemeen advies is om de factuur direct te maken en te versturen. Dan tikt de klok namelijk al.

7. Spreid uw risico met deelfacturen

Zeker bij grote projecten of klanten met een hoger risico zijn deelfacturen een goede optie. Daarbij splitst u de factuur op in meerdere delen, zodat er een minder groot bedrag bij de klant uitstaat. Op die manier spreidt u het risico op wanbetaling en beschikt u eerder over de vergoeding. Bovendien krijgt u bij een nieuwe klant een goed kijkje in het betaalgedrag: betaalt de klant netjes binnen de termijn of is het nodig om de teugels strakker aan te halen?

Factuur incasseren en verwerken

8. Facturen incasseren en het incassoproces

Staat een factuur al 90 dagen open? In slechts 18% van de gevallen wordt de factuur daarna nog voldaan. Het is dus cruciaal hoe u de factuur na het verstrijken van de termijn opvolgt. Hieronder volgt een beknopt stappenplan:

• Houd de betaaltermijn goed in de gaten. Zorg dat u direct op de hoogte bent van het verstrijken van een termijn, door middel van een goed handmatig ofwel automatisch systeem. Een vaste dag in de maand voor facturatie maakt het makkelijker om de termijnen te controleren.
• Bel de klant direct na het verstrijken van de termijn. Vraag of alles naar wens is geweest en of de factuur klopt. Zo weet u direct wat de reden is van de late betaling en kunt u nog bijsturen in het proces. 
• Stuur een eerste betalingsherinnering. De factuur is nog niet betaald? De betalingsherinnering is dan de eerste formele stap. De eerste herinnering heeft een vriendelijke toon en kunt u het beste enkele dagen na het verstrijken van de betalingstermijn sturen. Vaak wordt aangeraden om al melding te maken van de wettelijke rente die u in rekening brengt bij non-betaling, maar naar ons idee komt dat wat dreigend over. Bij een eerste herinnering gaan we nog steeds van een begrijpelijk misverstand uit. 
• Bel de klant nogmaals op. Natuurlijk wilt u geen klanten verliezen door direct te veel druk te leggen op het betalen van de rekening. Misschien heeft de klant een goede verklaring? Bel de klant daarom nogmaals op. Komt er geen goede verklaring of oplossing? Geef dan aan dat u een aanmaning zal sturen, maar dit liever niet doet. 
• Stuur een aanmaning. Blijft de betaling alsnog uit? Dan rest niets anders dan een aanmaning te sturen. Een aanmaning is een formele brief, ook wel sommatiebrief genoemd. In de aanmaning verwijst u naar de levering, de factuur, telefoongesprekken en de herinnering. Hierin stelt u ook een betalingstermijn van 14 dagen. Meld de incassokosten en juridische stappen als de betaling uitblijft. Wilt u zeker weten dat u juridisch gedekt bent? Stuur de aanmaning dan per aangetekende post en bewaar de ontvangstbevestiging. 
• Start de incassoprocedure. Betaalt de klant na al uw verwoede pogingen nog steeds niet? Dan kunt u het beste een incassoprocedure starten om te zorgen dat u alsnog uw geld krijgt. Lees hier meer over de vervolgstappen van het incassoproces. 

Facturatieproces versnellen

9. Automatiseer zo veel mogelijk

Het facturatieproces is foutgevoeliger dan veel mensen denken. Een rekenfout met de BTW is bijvoorbeeld zo gemaakt. Houdt uw bedrijf de administratie handmatig bij in Excel en wordt elke factuur zelf gemaakt? Dan liggen fouten en vertragingen op de loer.
Dit heeft een negatieve impact op uw DSO en cashflow. Bovendien kost het extra personeelsuren. Stuurt u meer dan vijf facturen per maand? Met de makkelijke facturatiesystemen van tegenwoordig bent u dief van eigen portemonnee als u dit proces niet deels
of volledig automatiseert. 

Wat handigheden van facturatiesystemen op een rij: 

• U kunt facturen automatiseren op basis van uw offertes, urenregistratie van het personeel of een combinatie.
• U kunt de acties bij het verstrijken van de termijn automatiseren.
• Met sommige systemen voegt u ook betaallinks toe die de betaling nog makkelijker maken.
• Met bepaalde programma’s kunt u ook matchen: daarbij worden automatische boekingen voorgesteld en ontstaan er workflows. 
• Bepaalde programma’s sluiten naadloos aan op uw financiële- en klantsystemen.
• Ook kunt u het facturatieproces aansluiten op de financiële rapportage. Daarbij wordt de omzet direct goed geboekt en heeft u altijd de juiste sturingsinformatie. 

10. Uitbesteden

U heeft het de afgelopen jaren vast gemerkt: hoe meer klanten u heeft, des te meer tijd er gaat zitten in de administratie. Facturen maken, controleren, verwerken, inboeken, herinneringen versturen, opvolgen, incassoprocedures, cashflow management… Bovendien laten veel bedrijven wel eens wat steken vallen in de effectiviteit. Logisch, want het is niet uw core business. Wel is het de core business van GCA Finance. Ons ervaren team van credit care specialisten houdt zich dagelijks bezig met het incasseren van facturen en het verbeteren van credit management processen. Bespaar tijd, geld en kopzorgen en besteed uw facturatieproces uit aan GCA Finance.  Enkele voordelen voor het uitbesteden van uw facturatieproces:

• u heeft geen omkijken meer naar de betalingen;
• door onze professionaliteit krijgt u sneller uw geld op uw rekening;
• u heeft minder personeelskosten en administratieve uren;
• door een externe partij te betrekken behoudt u een goede klantrelatie;
• u heeft een betere grip op uw cashflow.