Debiteurenbeheer, wat is dat eigenlijk en welke activiteiten horen daarbij? Wat verstaat men eigenlijk onder een debiteur? 

Wat is een debiteur? 

Een debiteur is een klant aan wie u een product of dienst heeft geleverd, maar die u hiervoor nog niet heeft betaald. Een debiteur is dus iemand van wie u nog geld moet ontvangen. Dit noemen we ook wel een schuldenaar. Alle debiteuren samen vormen de debiteurenportefeuille.

Wat is debiteurenbeheer?

Elk bedrijf, van groot tot klein, dat facturen verstuurt krijgt ermee te maken. Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten die te maken hebben met het incasseren van openstaande, vervallen facturen. Dit houdt in, het continue monitoren welke facturen nog openstaan en waarvan de betalingstermijn verstreken is. Vervolgens actie te ondernemen om deze facturen alsnog betaald te krijgen. Debiteurenbeheer is daarom een vak apart en vereist naast tijd, ook veel expertise. Veel bedrijven kiezen ervoor om hun debiteurenbeheer uit te besteden.

Waarom is (goed) debiteurenbeheer belangrijk?

Goed debiteurenbeheer is van levensbelang voor uw onderneming. Met een goed (strak) opgezet beleid voorkomt u dat klanten niet betalen, krijgt u minder disputen, krijg u op tijd uw geld en kunt u uw eigen rekeningen blijven betalen. Oftewel: u houdt grip op uw cashflow. Heeft u het beheer niet op orde? Bij een ongunstige samenloop van omstandigheden kunnen wanbetalingen leiden tot liquiditeitsproblemen of, in het ergste geval, tot een faillissement. Kleinere organisaties zijn vaak de dupe van een grote klant die niet betaalt, terwijl grotere organisaties juist zichzelf in de vingers snijden door een ongeorganiseerd debiteurenbeheer en hoge personeelskosten. Daarom is het verstandig om goed voorbereid te werk te gaan. Voorkomen is immers beter dan genezen. Daarbij zorgt goed  debiteurenbeheer van debiteuren voor een professionele uitstraling naar klanten toe.

Uit welke activiteiten bestaat debiteurenbeheer?

Er vallen verschillende activiteiten onder het debiteurenbeheer. Onderstaand een overzicht van de meest voorkomende:

• Het vooraf controleren van de kredietwaardigheid en betaalmoraal van uw debiteuren via kredietrapportages;
• Het maken van duidelijke afspraken omtrent de betalingstermijn;
• Het juist en tijdig opstellen en versturen van de factuur;
• Het voeren van een correcte en bijgewerkte debiteurenadministratie;
• Telefonisch nabellen van te late betalers;
• Schriftelijk aanmanen van te late betalers;
• Het incasseren van vorderingen via juridische procedures.

Geen omkijken meer naar uw debiteurenbeheer?

GCA Finance werkt al vele jaren met veel plezier voor klanten en realiseert dagelijks betere workflows en meer cash. Zowel deels uw debiteurenbeheer uitbesteden als volledig voor een maandelijks bedrag: alles is mogelijk. Wij werken uitsluitend digitaal, automatiseren waar mogelijk en hebben een geoefend oog voor het behoud van een goede klantrelatie.