Zo kies je de juiste debiteurenbeheer software!

Is jullie organisatie op zoek naar credit management software? Zijn jullie ‘groentjes’ op dit gebied en kun je wel wat tips gebruiken? Of moet het bedrijf juist overstappen van credit management systeem en is er keuzestress?

Omdat wij dagelijks nieuwe credit management software voor onze klanten implementeren en compleet onafhankelijk zijn, helpen we je in dit blog graag een handje op weg. 

In dit stappenplan lees je wat credit management software is, welke voordelen het heeft en waar je op moet letten. 

Credit management software, wat is dat?

De meeste kleinere organisaties beheren hun 'credit management' en debiteuren in Excel of met een boekhoudprogramma.

En hoewel dit prima tools zijn voor een eenmanszaak, missen ze functionaliteiten voor als de organisatie groeit. 

In de steeds groter wordende spreadsheets is een foutje zo gemaakt, kun je lastig samenwerken en ontbreekt het overzicht. In Excel kun je al helemaal geen workflows automatiseren, laat staan kredietinformatie koppelen. Kortom: debiteurenbeheer kost met deze basisprogramma’s veel tijd. Bovendien is er meer risico op afschrijvingen, late betalingen en minder grip op de cashflow. 

Zodra het klantenbestand groeit, jullie te kampen hebben met veel late betalingen of wanneer het simpelweg te tijdrovend wordt, is credit management software dus zinvol. 

Maar wat is dat precies, credit management software? Simpelweg zorgen deze tools ervoor dat je het credit management proces bijna volledig kunt automatiseren. Van het screenen van klanten, tot aan het opvolgen van facturen en het maken van rapportages. Eigenlijk kun je deze software dus zien als een extra collega. Een collega die nooit fouten maakt en uiterst slim en snel werkt!

Wat kun je met credit management software?

Credit management software kan het hele order-to-cash proces automatiseren en doet dit op basis van jullie eigen ingestelde wensen. Jullie team bepaalt zelf welke onderdelen de tool als vanzelf doet en waar jullie ‘in control’ blijven.

Afhankelijk van de tool, kun je hele workflows inplannen, zodat klanten automatisch herinneringen krijgen via nieuwe betaal- en communicatiemiddelen. Zo incasseer je niet alleen sneller, maar ook slimmer en klantvriendelijker. Denk aan automatische emails, ‘tikkies’ via Whatsapp en zelfs aan robot-gestuurde calls. Maar credit management software kan nog veel meer. Een kleine greep uit de mogelijkheden:

• Identificeren en screenen: Of het nu gaat om een bedrijf of consument: je wil weten wie er achter de bestelling zit. Is het een bestaande of nieuwe klant? Kan deze klant straks wel de factuur betalen en is er geen sprake van fraude? Met credit management software kun je al deze vragen beantwoorden. Doe je deze checks handmatig, met bijvoorbeeld jaarrekeningen en fraudelijsten, dan is dat tijdrovend en bovendien foutgevoelig en achterhaald. Software gebruikt wel honderden real-time databronnen en geeft binnen 1 seconde een betrouwbare uitslag.

• Klanten segmenteren: Net als bij marketing, is het voor succesvol credit management belangrijk om de juiste groep met de juiste boodschap en via het meest effectieve kanaal te benaderen. Wil je dit handmatig doen? Dan kost dat enorm veel tijd. Credit management software deelt elke nieuwe klant automatisch in in het goede klantsegment aan de hand van vooraf gestelde waarden. Als bedrijf bepaal je zelf de criteria van zo’n dergelijk klantsegment. Zo zijn er  bedrijven die hun klanten indelen op basis van risico (laag, midden en hoog) of bijvoorbeeld op basis van profiel (student, 60-plusser, of jong gezin). Het voordeel van deze segmentatie is dat je de voorwaarden en de opvolging helemaal kunt afstemmen op die specifieke groep. Zo wil je risicovolle groepen misschien vooruit laten betalen en volg je jongeren op met SMS'jes. 

• Automatische opvolging: Heb je de criteria voor elk klantsegment bepaald? Dan kun je met automatische workflows elke klantgroep opvolgen met het juiste kanaal en betaalmiddel. Een student stuur je bijvoorbeeld Whatsappjes met betaallinks nog voordat de betaaltermijn verloopt, terwijl je 60plussers misschien toch liever een brief of email stuurt. Het fijne is dat de software alle betaalverzoeken vanzelf stuurt, op de momenten en met de tone-of-voice die jullie team instelt. Je maakt bovendien gebruik van de laatste middelen. Tikkies, bankapps, chatbots en robot-gestuurde calls, je kunt het zo gek niet bedenken! Zo wordt incasseren veel klantgerichter en persoonlijker. 

• Betalingen verwerken: Komt de betaling binnen? Dan matcht de tool het bedrag en de gegevens met de factuur. Sommige tools gaan daarin verder dan anderen: zo zijn er systemen die ook inzicht kunnen krijgen in hoeveel er nog op de bankrekening van de klant staat. Is het dus wel zinvol om af te schrijven, of kan er beter automatisch een call of SMSje uit? Koppelingen met boekhoudsystemen zorgen ervoor dat het bedrag ook direct wordt afgeboekt op de balans. 

• Juistheid factuur en disputen: Een andere tijdrovende klus, die bovendien de cashflow drukt, is het oplossen van disputen. Ook hierin kan software helpen. Zo kun je instellen dat de opvolging direct stopt bij een klacht en er een taak komt voor de juiste persoon of afdeling. Wordt de klacht niet snel genoeg opgelost? Dan komt er direct een melding of gaat het opvolgproces vanzelf weer lopen. 

• Bewaken: Vaak ligt de focus op het screenen van klanten, terwijl betrouwbare klanten ook ineens in de problemen kunnen komen. Een plotselinge gebeurtenis, zoals de coronacrisis, zorgt ervoor dat de betalingspositie van de een op de andere dag verandert. Met software kun je klanten automatisch ‘bewaken’. Verandert er iets belangrijks bij de klant? Komen ze negatief in het nieuws of verandert de financiële positie? Dan krijg je daar direct melding van. 

• Machine learning: Afhankelijk van de software die jullie team kiest, kan software met machine learning technieken steeds verfijnder bepalen welke groep welke boodschap moet ontvangen. Maar niet alleen dat. Met a/b testing analyseert de tool ook wat het beste tijdstip, kanaal en datum is voor elke klant of klantgroep. Zo wordt jullie credit management proces steeds beter en slimmer. 

• Rapportage: En last but not least - de rapportages. Software kan binnen luttele seconden overzichtelijke rapportages uitdraaien. Denk aan het aantal uitstaande facturen, type disputen, welke call-agent de meeste openstaande facturen heeft, of de cashflow op peil is… enzovoorts. Niet alleen voor het eigen bedrijf, maar ook dochterondernemingen kun je koppelen aan de rapportage. 

Kortom: met credit management software besteed je alle repeterende taken uit, vergeet je nooit meer een belafspraak en benader je jouw klanten altijd op de meest effectieve manier.

Wat zijn concreet de voordelen?

Een hoop mogelijkheden dus, maar wat levert credit management software nu precies op? 

Een hoop tijd

Allereerst scheelt het een hoop tijd - jullie team hoeft nooit meer zelf klanten te screenen, betalingen te verwerken of herinneringen de deur uit te doen. Zo blijft er veel meer tijd over voor het persoonlijk benaderen van klanten, het stroomlijnen van processen en het oplossen van echte klachten. 

Een hoop geld

Door de goede screening is de kans op fraude of wanbetaling beperkt. Software lokaliseert wanbetalers veel sneller en zorgt dat je direct anticipeert op betaalgedrag. Zo minimaliseer je oninbare vorderingen. Automatisering en machine learning zorgen voor een effectievere opvolging en snellere betalingen. Dit alles leidt tot een veel betere cashflow en liquiditeit, tegen lagere kosten. 

Een hoop tevredenheid

Het levert een hoop tevredenheid op. Zowel bij klanten, die benaderd worden via het kanaal, tone-of-voice en betaalkanaal dat bij hen past. Maar ook intern: je kunt veel makkelijker samenwerken met elkaar en afdelingen onderling. Bovendien blijft er meer tijd over voor de leuke dingen van het credit management vak. 

Een hoop duidelijkheid

Foutieve facturen komen minder voor. Ook kan iedereen de laatste updates inzien, waardoor samenwerking tussen afdelingen en gesprekken met klanten veel vloeiender gaan. 

Een kloppende administratie

De administratie is - zeker met ERP- en boekhoudkoppelingen - altijd kloppend. Dat scheelt een hoop imports, exports en andere tijdrovende en foutgevoelige handelingen. Niet alleen prettig voor iedereen die betrokken is, maar ook voor financierders zoals banken. Met een kloppende administratie en inzicht in de cashflow wordt geld lenen veel makkelijker!

Met credit management software kan jullie team meer tijd besteden aan het opbouwen van belangrijke klantrelaties, ben je minder tijd kwijt aan administratieve zaken en staat het geld sneller op jullie rekening tegen lagere kosten.

Wat is de juiste software voor mijn bedrijf?

Welke software past bij jullie organisatie hangt af van diverse factoren. Enkele aandachtspunten die je mee kunt nemen in de zoektocht:

• Hoe complex is jullie klantenbestand? Werken jullie bijvoorbeeld met subsidies?
• Handelen jullie over de grens en komt daar complexe wetgeving bij kijken?
• Hebben jullie veel last van wanbetaling? Kijk dan bijvoorbeeld naar een tool die juist in de klantacceptatie veel mogelijkheden heeft. 
• Hebben jullie een kredietverzekering?
• Welke delen van het proces willen jullie automatiseren? Waar willen jullie in control blijven?
• Welke communicatie- en betaalmiddelen moeten er allemaal mogelijk zijn? 
• Wie moeten er allemaal met de tool werken?
• Hoe gebruiksvriendelijk moet de tool zijn?

Credit management en debiteurenbeheer uitbesteden?

Wil je hulp bij het kiezen en implementeren van de juiste software? Of kampen jullie met veel uitstaande facturen en hebben jullie (tijdelijk) ondersteuning nodig? Bij GCA Finance nemen we jullie debiteurenbeheer graag uit handen!

Neem direct contact op voor vrijblijvend advies. Bekijk ons blog voor meer tips over credit management en debiteurenbeheer.